صندلی اداری
میز اداری
محصولات آموزشی
مبل اداری
میز و صندلی رستوران
گاوصندوق ضد سرقتراهنمای خرید مبلمان اداری
تأثیر فایلینگ اداری در نگهداری اسناد و مدارک
اسفند
راهنمای خرید فایلینگ اداری
هر محل کاری به فضاهایی برای نگهداری مدارک نیاز دارد. فرقی نمی‌کند که یک فروشگاه خرده فروشی باشد یا شرکت اداری، هر محیطی نیازمند به فضاهایی اختصاصی برای نگهداری از اسناد و مدارک به شکل منظم و امن است.
هنگام تجهیز دفتر کار خود باید بدانید که به چه نمونه فایلینگ اداری و به چه میزان فضا برای ذخیره‌سازی اسناد احتیاج دارید. شاید تصور کنید که انتخاب‌هایتان تنها به کابینت‌ها محدود می‌شود، اما امروزه انواع مختلفی از کمدها و قفسه‌های فایلینگ اداری بر اساس نیازهای مختلف طراحی و ساخته شده‌اند.
5 نکته مهم برای خرید فایلینگ اداری
در این مطلب قصد داریم به جزئیات مهم در خرید قفسه‌ها و کمدهای فایلینگ اداری بپردازیم. برای تجربه یک خرید خوب باید به ویژگی‌ها و مزایای هر یک از محصولات توجه کنید، تا مناسب‌ترین فضای ذخیره سازی را برای دفتر کار خود برگزینید.
- فضای محل کار خود را برای قرار دادن قفسه‌ها و کمدهای اداری بسنجید.
- فایلینگ اداری را باید با توجه به آنچه می‌خواهید نگهداری کنید، خریداری نمایید.
- فایلهای اداری بسیار متنوع هستند. از این رو برای یافتن مناسب‌ترین آنها باید مدل‌های زیادی را از نظر بگذرانید.
- میزان بودجه‌ای را که می‌خواهید صرف خرید فایلینگ اداری کنید تعیین نمایید.
- در هنگام انتخاب به دو ویژگی حریم خصوصی و امنیت توجه کنید.
چرا فایلینگ اداری بخرم؟
هر شرکتی بسته به نوع فعالیت خود از ملزومات خاص و منحصر به فردی استفاده می‌کند. از این رو در هنگام خرید فایلینگ اداری باید حوضه فعالیت خود و رویه کارکنان را در نظر بگیرید. به طبع کابینت فایلینگ اداری مورد نیاز یک دفتر بزرگ با یک دفتر کار خانگی کوچک تفاوت دارد. (امروزه با پیشرفت تکنولوژی بسیاری از افراد کسب و کار خود را از خانه اداره می‌کنند)
از این رو فضای ذخیره سازی برای دفاتر کوچک و خانگی می‌تواند یک ایده بسیار مناسب باشد. استفاده از کمدهای فایلینگ اداری چوبی به جای کابینت‌های فلزی می‌تواند ظاهری غیر رسمی و جذاب‌تر به محیط ببخشد. توجه داشته باشید که یک فضای ذخیره سازی مناسب باید با فضای در اختیار مطابقت داشته باشد. کمدها و کابینت‌های فایلینگ نباید مزاحمتی برای تردد ایجاد کنند و کاملاً در دسترس باشند.
توجه به سبک دکوراسیون دفتر
در هنگام انتخاب فایلینگ اداری علاوه بر کارایی باید به ظاهر آن نیز توجه کنید. وجود هماهنگی میان مبلمان اداری و سایر اجزا دفتر باعث بهبود وجهه شما می‌شود. یکی از محبوب‌ترین فایلهای اداری انواع مدولار آن هستند که محفظه‌های مختلفی برای نگهداری از مدارک ارائه می‌دهند.
این نوع کابینت‌ها به راحتی قابل شخصی سازی هستند و امکانات فراوانی را در اختیار شما می‌گذارند. کمدهای فلزی و استیل برای استفاده در دفاتر صنعتی مناسب‌تر هستند و با نماهای بتنی و فولادی مطابقت بیشتری دارند.
نمونه‌های چرخ‌دار برای دفاتری که مدام در حال جابجایی هستند بسیار مناسب می‌باشند. فایلینگ اداری چرخ‌دار یک انتخاب عالی برای دفاتر خانگی است. این نوع کابینت‌ها دارای قفسه کتاب هستند که دفتر شما را شخصی‌تر نشان می‌دهد. این محصولات در طیف رنگی بسیار متنوعی ساخته می‌شوند و رنگ‌هایی مثل گردویی و ماهگونی ظاهری شکیل به دفتر کار خانگی شما می‌بخشند.
تأمین امنیت اسناد با استفاده از فایلینگ اداری
اسناد و مدارک جز مهم‌ترین سرمایه‌‌های هر ارگان و اداره‌ای هستند. از این رو دسته‌بندی اسناد به طور منظم و فایل‌بندی آنها تا حدودی امنیت آنها را نیز تأمین می‌کند. بطور مثال یک فایل 2 کشو به گونه‌ای طراحی شده است که به راحتی در زیر میز کار جای می‌گیرد و فضای بسیار ایده‌آلی برای نگهداری تجهیزات شخصی کارمندان در اختیارشان قرار می‌دهد. برخی از کابینت‌های فایلینگ اداری از سیستم قفل پیشرفته بهره می‌برند که برای نگهداری اسناد و اقلام با ارزش بسیار مناسب هستند. همچنین برخی از این کمدها مقاومت بالایی در برابر حریق دارند.
راههای نگهداری از اسناد و مدارک اداری
راهکارهای مختلفی برای نگهداری از اسناد و مدارک اداری وجود دارد. از این رو انواع مختلفی از کابینت‌ها و کمدهای فایلینگ اداری طراحی و تولید شده‌اند.
- کمد اداری: کمدهای فایلینگ اداری بر اساس موارد استفاده به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. یکی از کمدهای فایلینگ اداری بسیار جادار نمونه دو درب آن است. این نوع کمد به درب‌های کشویی مجهز شده تا از اتلاف فضا تا حد امکان جلوگیری کند. کمدهای دو درب گزینه بسیار مناسبی برای دسته‌بندی پوشه‌ها و تجهیزات اداری متفرقه هستند. این نوع کمدها در ابعاد کوچکتر نیز ساخته می‌شوند تا در دفاتری که با مشکل محدودیت فضا روبرو هستند مورد استفاده قرار گیرند.
- کابینت‌های بایگانی: کابینت‌های بایگانی عضو ثابت هر اداره‌ای هستند. این نوع کابینت‌ها در نظم دهی اسناد و مدارک عملکرد بسیار خوبی دارند و به نظم بیشتر دفاتر کار کمک می‌کنند. دسته‌بندی اسناد و مدارک را سهولت می‌بخشد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- فایل 3 کشو: این نوع کابینت بایگانی با هدف صرفه‌جویی در اشغال فضای اتاق کار ساخته می‌شوند. ابعاد کوچک فایل 3 کشو موجب شده که به راحتی در کنار میز کار جای گیرد. فایل 4 کشو یکی دیگر از انواع کابینت‌های اداری است که فضای بیشتری برای نگهداری اسناد و مدارک و سایر اقلام شخصی در اختیار کارمندان قرار می‌دهد. این محصولات در طیف وسیعی از رنگ‌ها تولید می‌شوند تا با دکوراسیون دفتر کار شما بیشترین هماهنگی را داشته باشند.
- بوفه اداری: بوفه اداری یکی از ملزومات اداری بسیار کارامد برای اتاق کنفرانس یا دفاتری است که فضای زیادی در اختیار دارند. بوفه اداری فضای ذخیره سازی زیادی در اختیار شما قرار می‌دهد. از نگهداری اسناد و مدارک در قالب زونکن گرفته تا اشیاء تزیینی را میتوانید در بوفه اداری جای دهید. این نوع محصولات برای دفاتری که از دکوراسیون کلاسیک و مدرن بهره می‌برند بسیار مناسب هستند و جلوه‌ای شکیل به محیط می‌بخشند.
- جعبه نگهداری مدارک اداری: از جعبه مدارک برای نگهداری اسناد قدیمی در انبار استفاده می‌شود. این جعبه‌های یک راهکار سنتی برای نظم دهی و طبقه‌بندی اسناد مهم هستند.